Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD in Kurzform

Wer den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD sucht, will meist nur eines wissen: Welches Format brauche ich für welchen Kunden?

Beide sind gültige E-Rechnungen nach der Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich nicht darin, was sie enthalten, sondern darin, wie sie verpackt sind.

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Wer sie doppelklickt, sieht Quelltext. Für einen Menschen ist sie ohne Hilfsmittel praktisch unlesbar, für eine Maschine dagegen ideal.

ZUGFeRD ist ein PDF im Format PDF/A-3, in das dieselbe XML-Datei unsichtbar eingebettet wurde. Sie sehen die gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden liest gleichzeitig die Daten.

Man könnte sagen: XRechnung spricht nur mit Maschinen, ZUGFeRD spricht mit beiden.

Wann Sie XRechnung brauchen

Fakturieren Sie an öffentliche Auftraggeber, führt kein Weg daran vorbei. Bund, Länder und Kommunen empfangen über zentrale Portale, und dort ist das Format vorgeschrieben.

Zwei Besonderheiten sollten Sie dabei kennen.

Erstens die Leitweg-ID. Diese Kennung identifiziert die empfangende Stelle und ist Pflichtangabe. Sie müssen sie von Ihrem Auftraggeber erfragen, erraten lässt sie sich nicht.

Zweitens der Übermittlungsweg. Öffentliche Stellen nehmen Rechnungen über Portale wie die ZRE des Bundes oder die OZG-RE der Länder entgegen, teilweise auch über Peppol. Eine E-Mail an die Sachbearbeitung genügt dort nicht.

Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sieht die Lage anders aus. Dort gibt es kein vorgeschriebenes Portal, und Ihre Kunden sind technisch sehr unterschiedlich aufgestellt.

Genau hier spielt ZUGFeRD seine Stärke aus. Der Empfänger bekommt eine Datei, die er in jedem Fall öffnen und lesen kann. Ob seine Software die eingebetteten Daten auswertet oder nicht, spielt für ihn zunächst keine Rolle.

Das nimmt Ihnen eine unangenehme Rückfrage ab: Sie müssen nicht vorher klären, ob Ihr Kunde schon so weit ist. Er kann die Rechnung so oder so verarbeiten.

Hinzu kommt ein praktischer Punkt. Viele Betriebe prüfen Rechnungen weiterhin mit dem Auge, bevor sie freigegeben werden. Ein reines XML macht diesen Schritt unnötig kompliziert.

Die ZUGFeRD-Profile: ein häufig übersehener Unterschied

ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, sogenannte Profile. Sie bestimmen, wie vollständig die strukturierten Daten sind. Wer den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD verstehen will, sollte diese Stufen kennen.

• MINIMUM und BASIC WL enthalten nur Kopfdaten ohne Positionen. Sie gelten nicht als vollwertige Rechnung im Sinne der Norm.
• BASIC enthält Positionen und ist normkonform.
• EN 16931 (früher COMFORT) bildet den vollen Umfang der Norm ab und ist der übliche Standard.
• EXTENDED geht darüber hinaus und erlaubt zusätzliche Angaben für komplexere Fälle.

Achtung bei den unteren Stufen: Eine Datei im Profil MINIMUM sieht aus wie eine E-Rechnung, erfüllt die Pflicht aber nicht. Wer Software einkauft, sollte deshalb nachfragen, welches Profil erzeugt wird.

Was beide gemeinsam haben

Unter der Verpackung sind sich beide erstaunlich ähnlich. Sie beruhen auf derselben Norm und verwenden dieselben Datenfelder.

Technisch gibt es zwei erlaubte Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Die XRechnung unterstützt beide, ZUGFeRD nutzt CII. Für Sie als Anwender ist das selten relevant, für die Umsetzung dagegen schon.

Auch die Pflichtangaben sind dieselben. Ob Leistungszeitraum, Steuerkategorie oder Käuferreferenz: Was in der XRechnung fehlt, fehlt in ZUGFeRD genauso. Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt also wirklich nur in der Hülle, nicht im Inhalt.

Eine Gegenüberstellung

Welches Format sollten Sie umsetzen?

Meistens lautet die ehrliche Antwort: beide. Wer heute nur eines umsetzt, baut in ein bis zwei Jahren nach.

Der Aufwand dafür ist geringer, als viele annehmen. Da beide Formate auf derselben Norm beruhen, entsteht die Datenaufbereitung nur einmal. Unterschiedlich ist lediglich die Ausgabe am Ende der Kette.

Praktisch bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Klären, an wen Sie tatsächlich fakturieren. Nicht selten stellt sich heraus, dass eine der beiden Gruppen gar nicht vorkommt.
2. Die Datenaufbereitung normkonform bauen, unabhängig vom Ausgabeformat.
3. Die Ausgabe kundenabhängig steuern, statt sie fest zu verdrahten.

Wie sich das an ein bestehendes System anschließen lässt, beschreibe ich unter E-Rechnung im ERP erzeugen. Wenn Sie noch am Anfang stehen, klärt der Artikel Was ist eine E-Rechnung zunächst die Grundlagen.

Häufige Fehler beim Umstieg

Drei Muster begegnen mir immer wieder.

Das falsche Profil. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM wird erzeugt und für ausreichend gehalten. Sie ist es nicht.

Die vergessene Leitweg-ID. Die Rechnung an eine Behörde wird abgewiesen, und niemand weiß zunächst warum. Das Prüfwerkzeug nennt nämlich nur einen Regelcode.

Das doppelte Dokument. Es wird eine ZUGFeRD-Datei erzeugt und zusätzlich ein separates PDF verschickt. Der Empfänger weiß dann nicht, welches gilt, und bucht im Zweifel doppelt.

Alle drei Fehler fallen bei einer Prüfung vor dem Versand sofort auf. Genau deshalb gehört diese Prüfung in jeden Ablauf.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD beim Empfang

Bisher ging es um den Versand. Auf der Eingangsseite dreht sich die Bewertung teilweise um.

Eine eingehende XRechnung ist für die automatische Verarbeitung angenehmer, weil keine Datei entpackt werden muss. Ihre Software liest das XML direkt.

Bei ZUGFeRD muss zunächst erkannt werden, dass überhaupt Daten eingebettet sind. Ältere Systeme übersehen das und behandeln die Datei als gewöhnliches PDF – die Rechnung landet dann doch wieder in der manuellen Erfassung.

Für die Eingangsverarbeitung gilt deshalb: Beide Formate müssen erkannt werden. Eine Lösung, die nur eines davon versteht, ist keine Lösung.

Was bei der Umstellung zuerst geklärt werden sollte

Bevor Sie sich für einen Weg entscheiden, lohnt eine kurze Bestandsaufnahme. Drei Fragen genügen meist.

An wen fakturieren Sie? Sind Behörden dabei, brauchen Sie XRechnung samt Leitweg-ID. Sind es ausschließlich Unternehmen, reicht ZUGFeRD.

Wie prüfen Ihre Kunden Rechnungen? Wird noch mit dem Auge freigegeben, spricht das klar für das hybride Format.

Woher kommen Ihre Daten? Liegen sie strukturiert im ERP, ist beides gleich aufwendig. Entstehen die Rechnungen in Office, ist der Weg über eine Vorlage oft der schnellste.

Erst danach stellt sich die technische Frage. Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheidet sich nämlich nicht am Format, sondern an Ihren Kunden.