Was ist eine E-Rechnung?

Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn?

Der Begriff wird im Alltag großzügig verwendet. Viele meinen damit jede Rechnung, die nicht auf Papier kommt. Das Gesetz sieht das enger.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

Das Entscheidende steckt im Wort „strukturiert". Die Daten müssen so vorliegen, dass eine Software ohne Umweg erkennt, welcher Wert wofür steht.

Der Unterschied zum PDF in einem Satz

Ein PDF zeigt einem Menschen, wo etwas steht. Eine E-Rechnung sagt einer Maschine, was etwas bedeutet.

In einem PDF steht die Zahl 4.284,00 an einer bestimmten Stelle der Seite. Ob das der Nettobetrag, der Bruttobetrag oder eine Bestellnummer ist, muss ein Mensch aus dem Zusammenhang schließen. In einer E-Rechnung steht dieselbe Zahl in einem Feld, das eindeutig als Gesamtbetrag benannt ist.

Deshalb reicht es nicht, ein PDF per E-Mail zu verschicken. Auch dann nicht, wenn es digital erzeugt wurde und nie ein Drucker im Spiel war.

Was ist eine E-Rechnung – welche Formate zählen dazu?

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. Beide erfüllen die Norm, unterscheiden sich aber im Aufbau.

XRechnung

Reines XML ohne Sichtkomponente. Wer die Datei öffnet, sieht Quelltext. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist dieses Format vorgeschrieben, dort ist zusätzlich die sogenannte Leitweg-ID Pflicht.

ZUGFeRD und Factur-X

Ein hybrides Format: ein ganz normales PDF, in das die strukturierten Daten unsichtbar eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Maschinen lesen die Daten. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist das meist die praktischere Wahl.

Welches Format für Sie passt, hängt allein davon ab, an wen Sie fakturieren. Die Unterschiede im Detail beschreibe ich im Artikel Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD.

Seit wann gilt die Pflicht?

Die Umstellung läuft gestaffelt. Zwei Richtungen muss man dabei auseinanderhalten, denn sie haben völlig unterschiedliche Fristen.

Empfangen: seit dem 1. Januar 2025

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Bemerkenswert daran: Ihre Zustimmung braucht der Absender nicht mehr. Er darf die Datei schicken, und Sie müssen damit umgehen können.

Technisch genügt streng genommen ein E-Mail-Postfach. Praktisch nützt Ihnen eine XML-Datei wenig, wenn niemand sie lesen kann.

Versenden: gestaffelt bis 2028

Beim Ausstellen wurde Ihnen mehr Zeit gelassen:

• bis 31.12.2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen im B2B weiterhin verwendet werden, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers
• ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen
• ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise. Rechnungen an Privatpersonen sind ohnehin nicht betroffen.

Was ist eine E-Rechnung technisch – ein Blick hinein

Wer die Frage praktisch beantworten will, schaut sich am besten an, welche Angaben die Norm verlangt. Neben den bekannten Pflichtangaben nach Umsatzsteuergesetz kommen einige hinzu, die in gewachsenen Systemen häufig fehlen.

Typische Stolpersteine sind:

• die Leitweg-ID, die Ihnen der öffentliche Auftraggeber mitteilen muss
• Zahlungsbedingungen in codierter Form statt als Freitext
• Steuerkategorien nach genormter Codeliste
• der Leistungszeitraum, der oft nur im Fließtext auftaucht
• eine eindeutige Käuferreferenz

Fehlt eine dieser Angaben, weist der Empfänger die Rechnung zurück. Ärgerlich daran ist weniger der Fehler selbst als die Verzögerung: Die Zahlung verschiebt sich, bis die korrigierte Datei vorliegt.

Wie prüft man, ob eine Datei gültig ist?

Die Frage, was ist eine E-Rechnung, beantwortet am Ende ein Prüfwerkzeug.

Für die XRechnung stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards offizielle Prüfregeln bereit. Diese sogenannten Schematron-Regeln prüfen jede Datei gegen die Norm und melden Abweichungen.

Die Meldungen sind allerdings für Entwickler geschrieben. Ein Hinweis wie „BR-DE-15 verletzt" hilft in der Buchhaltung niemandem weiter. Gute Software übersetzt solche Codes in verständlichen Text und nennt das betroffene Feld beim Namen.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Geprüft wird vor dem Versand, nicht danach. Eine fehlerhafte Rechnung, die bereits beim Kunden liegt, kostet deutlich mehr Zeit als eine, die im eigenen Haus auffällt.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

Die Antwort auf „Was ist eine E-Rechnung" ist schnell gegeben. Schwieriger wird die Frage, was daraus für den eigenen Betrieb folgt. Drei Schritte haben sich bewährt.

Erstens den Eingang klären. Können Sie eine XRechnung heute öffnen, prüfen und verbuchen? Falls nicht, ist das der dringendste Punkt, denn diese Pflicht läuft bereits.

Zweitens den Ausgang planen. Prüfen Sie, ob Ihr System die nötigen Felder überhaupt kennt. Häufig liegt das eigentliche Problem nicht im Format, sondern in fehlenden Stammdaten.

Drittens die Ablage nicht vergessen. Das strukturierte Original unterliegt der Aufbewahrungspflicht und muss unverändert erhalten bleiben.

Wie sich das ohne Systemwechsel umsetzen lässt, beschreibe ich unter E-Rechnung im ERP erzeugen. Wenn Sie Ihre Rechnungen bisher in Office schreiben, ist außerdem E-Rechnung aus Excel und Word erstellen einen Blick wert.

Häufigste Missverständnisse

Wer fragt, was ist eine E-Rechnung, bekommt im Betrieb oft Antworten, die nicht stimmen.

Vier Annahmen begegnen mir immer wieder, und alle vier führen in die Irre.

„Wir bekommen kaum E-Rechnungen, also betrifft uns das nicht." Die Empfangspflicht hängt nicht am Volumen. Sie gilt ab der ersten Rechnung.

„Unser Steuerberater kümmert sich darum." Er bewertet die steuerliche Seite. Die Datei entsteht aber in Ihrem Vorsystem, und dort muss die Technik stimmen.

„Wir drucken die XML einfach aus." Ein Ausdruck erfüllt weder die Anforderung an maschinelle Auswertbarkeit noch die Aufbewahrungspflicht.

„Das machen wir kurz vor der Frist." Erfahrungsgemäß tauchen die eigentlichen Probleme in den Stammdaten auf, nicht im Format. Diese Klärung braucht Wochen, nicht Tage.

Was ist eine E-Rechnung für wen – wer ist betroffen?

Die Regelung greift bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Entscheidend sind dabei zwei Merkmale: Beide Seiten müssen im Inland ansässig sein, und es muss sich um einen Umsatz zwischen Unternehmern handeln.

Damit fallen mehrere Fälle heraus. Rechnungen an Privatpersonen bleiben unberührt. Auch Umsätze ins Ausland sind nicht betroffen, dort gelten die Regeln des jeweiligen Landes. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ebenfalls ausgenommen.

Innerhalb dieser Grenzen gilt die Pflicht allerdings unabhängig von der Größe. Ein Einzelunternehmer mit fünf Rechnungen im Monat steht formal vor derselben Anforderung wie ein Konzern.

Der Unterschied zwischen Format und Übertragungsweg

Zwei Dinge werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie nichts miteinander zu tun haben.

Das Format beschreibt, wie die Datei aufgebaut ist. Also XRechnung oder ZUGFeRD, technisch UBL oder CII.

Der Übertragungsweg beschreibt, wie die Datei zum Empfänger gelangt. Das kann eine schlichte E-Mail sein, ein Portal wie die ZRE des Bundes oder das internationale Peppol-Netzwerk.

Beide sind unabhängig voneinander. Eine XRechnung lässt sich per E-Mail verschicken, und über Peppol laufen auch andere Formate. Das Gesetz schreibt das Format vor, den Weg dagegen nur gegenüber öffentlichen Auftraggebern.

In der Praxis führt die Verwechslung zu unnötigen Investitionen. Ein Peppol-Zugang kostet Geld und lohnt sich nur, wenn Sie international fakturieren oder Ihre Kunden ihn verlangen.