E-Rechnung aus Excel und Word erstellen

Warum Word und Excel plötzlich zum Problem werden

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen laufen die Übergangsfristen: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle anderen.

Ein Punkt geht dabei regelmäßig unter: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch dann nicht, wenn Sie es aus Word oder Excel erzeugen und per E-Mail verschicken.

Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist eine strukturierte Datei, die eine Maschine ohne Zwischenschritt liest. Ein PDF leistet das nicht, weil dort nur Text an Positionen steht. Die Information, dass eine bestimmte Zahl der Gesamtbetrag ist, fehlt schlicht.

Damit stehen viele Betriebe vor einer unangenehmen Wahl. Entweder kaufen sie Software und geben eine über Jahre gewachsene Vorlage auf, oder sie tippen künftig doppelt. Beides ist unnötig.

Der dritte Weg: E-Rechnung aus Excel und Word erstellen lassen

Ihre Vorlage enthält bereits alles, was eine E-Rechnung braucht. Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Netto, Steuersatz, Brutto, Bankverbindung, Anschrift des Kunden.

Diese Daten stehen nur an Stellen, die allein Sie kennen. Eine Maschine erkennt sie dort nicht.

Genau da setze ich an. Einmal wird festgelegt, welches Feld Ihrer Vorlage welchem Element der Norm entspricht. Darauf baue ich die Erzeugung auf. Aus einem Klick entstehen dann zwei Dateien:

• das PDF, das aussieht wie bisher, für Menschen
• die XML-Datei nach XRechnung oder eine hybride ZUGFeRD-Rechnung, für die Systeme Ihrer Kunden

Bei ZUGFeRD verschmelzen beide sogar zu einer einzigen Datei. Ihr Kunde sieht die vertraute Rechnung, seine Software liest die Daten automatisch aus.

Was technisch dahintersteckt, wenn Sie die E-Rechnung aus Excel und Word erstellen

Für Word-Vorlagen arbeite ich mit Inhaltssteuerelementen oder benannten Textmarken. Sie schreiben weiter wie bisher, im Hintergrund weiß die Datei jedoch, wo die Rechnungsnummer steht.

Bei Excel-Vorlagen ist der Weg noch direkter, weil die Daten ohnehin in Zellen liegen. Hier definiere ich benannte Bereiche für die Kopfdaten und einen Positionsbereich, der beliebig viele Zeilen aufnimmt.

Die Erzeugung selbst läuft auf zwei Arten, je nachdem was besser passt:

1. Direkt in Office, über ein Add-in oder ein Makro. Sie klicken einen Button in der Menüleiste, die Dateien landen im Zielordner. Kein Server, keine Cloud, nichts verlässt Ihr Haus.
2. Über einen kleinen Dienst, dem Sie die Datei übergeben. Das lohnt sich, sobald mehrere Personen Rechnungen schreiben oder die Erzeugung automatisch aus einem Ordner heraus laufen soll.

In beiden Fällen prüft das System jede erzeugte Datei gegen die offiziellen Regeln. Findet der Validator einen Fehler, sehen Sie ihn im Klartext – und zwar bevor die Rechnung beim Kunden liegt.

Welches Format Sie brauchen

Das hängt allein davon ab, an wen Sie fakturieren.

XRechnung ist der Standard gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Fakturieren Sie an Bund, Länder oder Kommunen, führt daran kein Weg vorbei. Es handelt sich um reines XML ohne Sichtkomponente.

ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X ist die richtige Wahl im B2B-Geschäft, besonders wenn Ihre Kunden die Rechnung noch mit dem Auge prüfen. Da die Datei ein gewöhnliches PDF bleibt, ändert sich für den Empfänger zunächst nichts.

Beide Formate erfüllen die EN 16931. Häufig ist es klug, die Vorlage kundenabhängig ausgeben zu lassen. Wer die E-Rechnung aus Excel und Word erstellen lässt und das von Beginn an mitdenkt, spart sich später den Umbau.

Was das für Ihr Team bedeutet

Nichts. Und genau das ist der Punkt.

Wer heute eine Rechnung schreibt, öffnet die gewohnte Datei, füllt sie aus wie immer und klickt am Ende denselben Button. Es gibt keine neue Oberfläche, keine Schulung, keine zusätzliche Anmeldung.

Der einzige Unterschied liegt darin, dass neben dem PDF eine zweite Datei entsteht – oder eine hybride, die beides kann.

Deshalb ist dieser Weg für kleinere Betriebe oft die günstigste Lösung. Rechnungssoftware kostet nämlich nicht nur Lizenzgebühren, sondern vor allem Einarbeitungszeit und den Verlust einer Vorlage, die genau so aussieht, wie Sie sie haben wollen.

Häufige Sonderfälle

Wer die E-Rechnung aus Excel und Word erstellen lässt, unterschätzt meist die Ausnahmen.

Vorlagen sind selten so einfach, wie sie wirken. Diese Fälle begegnen mir immer wieder:

• Mehrere Steuersätze in einer Rechnung, etwa 19 und 7 Prozent nebeneinander
• Rabatte und Zuschläge, die auf Positions- oder Belegebene wirken
• Anzahlungen und Teilrechnungen, bei denen bereits gezahlte Beträge abzuziehen sind
• Fremdwährungen mit Umrechnungskurs zum Leistungsdatum
• Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen mit den passenden Codes

Jeder dieser Fälle ist lösbar. Er kostet aber Zeit, weshalb ich vorab frage, welche davon bei Ihnen vorkommen.

Grenzen, die ich offen benenne

Es gibt Situationen, in denen ich abrate. Schreiben Sie mehrere hundert Rechnungen im Monat, kommen Mahnwesen, Teilrechnungen und Zahlungsabgleich hinzu oder arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an denselben Daten, dann ist eine Vorlage das falsche Werkzeug – unabhängig von der E-Rechnung.

In dem Fall sage ich Ihnen das im Erstgespräch, statt etwas zu bauen, das Sie in einem Jahr ablösen müssen. Für solche Situationen ist die Anbindung an Ihr bestehendes System meist der bessere Weg.

Aufwand, Kosten und nächster Schritt

Eine einzelne Vorlage ist in der Regel binnen weniger Tage produktiv. Aufwendiger wird es nur, wenn viele der oben genannten Sonderfälle zusammenkommen.

Die Erweiterung biete ich zum Festpreis an. Den nenne ich nach einem kurzen Blick auf Ihre Datei, damit Sie vorher wissen, woran Sie sind. Schicken Sie mir dafür einfach eine anonymisierte Rechnung.

Sollten Sie ohnehin größere Mengen umstellen, lohnt daneben ein Blick auf die Umwandlung bestehender Rechnungen. Wer die E-Rechnung aus Excel und Word erstellen will, kombiniert beides gelegentlich: die Vorlage für Neues, die Umwandlung für den Altbestand.

Ablauf einer Umstellung

Von der ersten Datei bis zur fertigen Lösung sind es vier Schritte. Meist liegen dazwischen nur wenige Tage.

Erstens schicken Sie mir eine anonymisierte Rechnung und sagen mir, an wen Sie fakturieren. Daraus ergibt sich, ob XRechnung, ZUGFeRD oder beides gebraucht wird.

Zweitens ordne ich die Felder Ihrer Vorlage den Elementen der Norm zu und kläre die Sonderfälle, die bei Ihnen tatsächlich vorkommen.

Drittens bauen wir die Erzeugung ein und testen sie mit echten Belegen gegen die offiziellen Prüfregeln.

Viertens zeige ich Ihnen, wie Sie damit arbeiten, und übergebe die Dokumentation. Danach können Sie die E-Rechnung aus Excel und Word erstellen, ohne noch einmal jemanden zu fragen.