GoBD-konforme Archivierung

Was eine GoBD-konforme Archivierung technisch leisten muss

Die GoBD sind kein Software-Siegel, das man kaufen kann. Sie beschreiben Anforderungen an Ihre gesamte Buchführung. Ein Teil davon lässt sich technisch lösen, und um diesen Teil geht es hier.

Für die Rechnungsablage laufen die Anforderungen auf vier Punkte hinaus. Der amtliche Text des Bundesfinanzministeriums geht deutlich weiter, technisch relevant sind vor allem diese.

Unveränderbarkeit

Ein abgelegter Beleg darf sich nicht mehr ändern lassen, ohne dass die Änderung auffällt. Technisch löse ich das über drei Mittel: eine Prüfsumme je Beleg, eine Ablage ohne Überschreibrecht und ein Protokoll, das jeden Zugriff festhält. Manipuliert jemand eine Datei nachträglich, passt die Prüfsumme nicht mehr.

Vollständigkeit

Kein Beleg darf fehlen, und keiner darf doppelt vorhanden sein. Beim Einliefern prüft das System deshalb, ob eine Rechnungsnummer bereits existiert. Zusätzlich macht es Lücken in der Nummernfolge sichtbar, damit Sie sie klären können, bevor ein Prüfer fragt.

Maschinelle Auswertbarkeit

Ein Prüfer muss die Daten auswerten können, nicht bloß ansehen. Genau deshalb muss das strukturierte Original erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein reines Bild-PDF genügt dieser Anforderung nicht.

Nachvollziehbarkeit

Von der Rechnung zurück zum Vorgang und wieder vorwärts – dieser Weg muss dokumentiert sein. Dazu gehört ein Protokoll, das festhält, wann welcher Beleg wie ins Archiv gelangt ist.

Die Verfahrensdokumentation gehört dazu

Sie ist der Teil, der am häufigsten fehlt. Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Ihre Belege entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Fehlt sie, kann eine Prüfung die Ordnungsmäßigkeit beanstanden, obwohl technisch alles sauber läuft.

Für mich gehört sie deshalb ins Projekt, nicht in einen Nachtrag. Sie enthält den Weg eines Belegs durch Ihre Systeme, die eingesetzte Technik, die Zuständigkeiten und die Maßnahmen, die Unveränderbarkeit sicherstellen.

Geschrieben wird sie so, dass ein Prüfer sie versteht. Ein technisches Handbuch hilft in dieser Situation niemandem.

Warum ein Ordner auf dem Server nicht reicht

Diese Frage kommt regelmäßig, und die Antwort fällt eindeutig aus. Ein Fileserver erfüllt weder die Unveränderbarkeit noch die Protokollierung noch die Nachvollziehbarkeit.

Jeder mit Schreibrechten könnte eine Datei ersetzen, ohne dass es jemand bemerkt. Genau das soll eine GoBD-konforme Archivierung ausschließen. Hinzu kommt: Nach einem Wechsel des Buchhaltungssystems weiß später niemand mehr, welche Datei zu welchem Vorgang gehörte.

Suche entscheidet über den Alltag

Über die Pflicht hinaus zahlt sich vor allem ein Punkt aus: das Wiederfinden.

Wird ein Beleg gebraucht, will niemand Ordner durchklicken. Deshalb baue ich die Ablage so, dass sich beides durchsuchen lässt:

• Strukturdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, Kunde oder Leitweg-ID
• Volltext, also alles, was im Beleg geschrieben steht

Damit dauert eine Suche Sekunden statt einer Viertelstunde. Während einer Betriebsprüfung liegt genau darin der Unterschied zwischen einem ruhigen und einem langen Tag.

Wo das Archiv steht

Sie bestimmen den Speicherort. Möglich sind ein eigener Server, Ihre bestehende Cloud oder ein Speicher mit technischem Schreibschutz. Die Logik bleibt in allen Fällen dieselbe.

Bei Rechnungsdaten entscheiden sich viele Kunden für den eigenen Server, weil die Antwort gegenüber Datenschutzbeauftragten damit kürzer ausfällt. Zwingend ist das nicht.

Was aufbewahrt werden muss

Aufzubewahren ist das strukturierte Original. Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung ist das die Datei mit dem eingebetteten XML. Ein separat erzeugtes Sicht-PDF ersetzt sie nicht, es kann sie nur ergänzen.

Für eingehende Rechnungen gilt dasselbe wie für ausgehende. In der Praxis ist der Eingang sogar der kritischere Teil, weil Belege dort aus vielen Quellen zusammenkommen und leichter verloren gehen.

Wie das mit den anderen Bausteinen zusammenhängt

Eine GoBD-konforme Archivierung steht selten für sich allein. Wenn Sie E-Rechnungen erzeugen lassen oder aus Ihrem ERP versenden, fällt die Ablage ohnehin an. Dann sollte sie gleich richtig gebaut sein, statt später nachgerüstet zu werden.

Ein Hinweis zum Schluss: Ich setze die technischen Anforderungen um und dokumentiere sie. Ob Ihre Buchführung insgesamt den GoBD entspricht, hängt auch von Ihren Abläufen ab. Diese Bewertung gehört zu Ihrem Steuerberater – ich liefere ihm die Grundlage dafür.

Wie lange Sie aufbewahren müssen

Rechnungen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Entscheidend ist dabei weniger die Dauer als die Form: Die strukturierten Daten müssen im Original erhalten bleiben.

Über einen so langen Zeitraum stellt sich zwangsläufig die Frage nach der Lesbarkeit. Formate veralten, Systeme werden abgelöst, Zuständigkeiten wechseln. Deshalb setze ich bei der Ablage auf offene, dokumentierte Formate und vermeide proprietäre Container, die in zehn Jahren niemand mehr öffnet.

Die konkrete Frist für Ihren Fall klärt Ihr Steuerberater. Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Belege am Ende dieser Frist noch lesbar und nachweisbar unverändert sind.

Migration aus einer bestehenden Ablage

Viele Kunden haben bereits ein Archiv, nur eben keines, das den Anforderungen standhält. Meist handelt es sich um Ordnerstrukturen auf einem Server oder um ein System, dessen Hersteller es nicht mehr gibt.

Eine Übernahme ist möglich und in der Regel unkritisch. Wichtig ist dabei nur, den Übergang zu dokumentieren: Was wurde wann übernommen, wie viele Belege waren es, und wie wurde die Vollständigkeit geprüft?

Genau dieser Nachweis macht später den Unterschied. Eine GoBD-konforme Archivierung beginnt nicht erst mit dem ersten neuen Beleg, sondern schließt den Altbestand mit ein.

Typische Fehler, die ich immer wieder sehe

Wer eine GoBD-konforme Archivierung aufbaut, stolpert meist über dieselben vier Punkte. Alle vier lassen sich früh vermeiden.

Nur das PDF aufbewahren. Bei ZUGFeRD ist das gerade noch vertretbar, weil das XML eingebettet ist. Bei reiner XRechnung fehlt danach das Original.

Das Archiv am Buchhaltungssystem festmachen. Wird das System abgelöst, steht plötzlich die Frage im Raum, wie man an die alten Belege kommt.

Die Verfahrensdokumentation aufschieben. Sie entsteht am leichtesten, während gebaut wird. Zwei Jahre später erinnert sich niemand mehr an die Details.

Den Eingang vergessen. Empfangene Rechnungen unterliegen derselben Pflicht, kommen aber aus vielen Quellen und werden deshalb häufiger übersehen.