E-Rechnungs-Software entwickeln lassen

Wann Sie E-Rechnungs-Software entwickeln lassen sollten

Der Markt für Rechnungsprogramme ist voll, und viele davon sind gut. Deshalb sage ich Ihnen im Erstgespräch offen, wenn ein fertiges Produkt Ihr Problem löst. Geld für eine Eigenentwicklung auszugeben, die niemand braucht, nützt uns beiden nichts.

Trotzdem gibt es klare Fälle, in denen sich eine eigene Lösung rechnet. Typisch sind diese fünf:

• Ihre Rechnungsdaten liegen in mehreren Systemen und müssen erst zusammenfließen.
• Sie rechnen nach Logiken ab, die kein Standardprodukt kennt – Staffelpreise, Verbrauch, projektbezogene Teilrechnungen.
• Für Ihre Branchenlösung existiert schlicht keine Erweiterung.
• Die Daten sollen das Haus nicht verlassen, eine Cloud kommt also nicht infrage.
• Sie verarbeiten so große Mengen, dass Lizenzen pro Beleg teurer wären als eigener Code.

Trifft einer dieser Punkte zu, ist eigene Software auf Dauer meist günstiger. Vor allem aber bleibt sie flexibel, während ein Standardprodukt Sie in seinen Ablauf zwingt.

Die vier Bausteine, wenn Sie E-Rechnungs-Software entwickeln lassen

Jede Lösung besteht aus denselben Teilen. Je nachdem, wo Sie stehen, brauchen Sie einen davon oder alle vier.

Erzeugung

Aus Ihren Daten entsteht eine Datei nach EN 16931. Das klingt simpel, ist es aber selten. Die Norm verlangt zahlreiche Pflichtangaben, die in gewachsenen Datenbeständen fehlen oder anders heißen. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht deshalb darin, diese Lücken sauber zu schließen. Platzhalter einzusetzen wäre schneller, führt beim Empfänger aber zuverlässig zur Ablehnung.

Validierung

Jede Datei durchläuft die offiziellen Prüfregeln, bevor sie das Haus verlässt. Die KoSIT stellt dafür Schematron-Regeln bereit, deren Meldungen allerdings für Entwickler geschrieben sind. Ihre Buchhaltung kann damit nichts anfangen. Deshalb übersetze ich jede Meldung in verständlichen Text und nenne das betroffene Feld beim Namen.

Versand und Empfang

Der Weg zum Empfänger ist nicht einheitlich geregelt. Öffentliche Auftraggeber empfangen über Portale wie die ZRE oder die OZG-RE, viele Unternehmen bevorzugen den schlichten E-Mail-Versand, international dominiert das Peppol-Netzwerk. Eine brauchbare Lösung deckt die Wege ab, die Sie wirklich nutzen, und protokolliert jeden Vorgang nachvollziehbar.

Auf der Eingangsseite gilt dasselbe umgekehrt. Eingehende Rechnungen werden gelesen, geprüft, einer Bestellung zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben. Diesen Teil vergessen viele – dabei gilt die Empfangspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025, ganz ohne Übergangsfrist.

Ablage

Rechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht, und zwar im strukturierten Original. Wie das technisch aussieht, beschreibe ich unter GoBD-konforme Archivierung.

Welche Formate die Software beherrschen muss

Welches Format Sie brauchen, hängt allein davon ab, an wen Sie fakturieren. Für öffentliche Auftraggeber führt kein Weg an der XRechnung vorbei, weil dort die Leitweg-ID Pflicht ist. Im B2B-Geschäft ist dagegen ZUGFeRD meist die klügere Wahl, denn die Rechnung bleibt ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten.

Beide Formate erfüllen dieselbe Norm und lassen sich parallel bedienen. Sinnvoll ist es, die Ausgabe kundenabhängig zu steuern. Wer das von Anfang an mitdenkt, spart sich später einen Umbau.

Hinzu kommen die beiden Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII sowie Peppol BIS Billing 3.0 für den internationalen Versand. Bestehende EDI-Strecken über EDIFACT oder IDoc binde ich ebenfalls an, sofern die Formatbeschreibung vorliegt.

So läuft ein Projekt ab

Wer E-Rechnungs-Software entwickeln lässt, erwartet zu Recht einen klaren Ablauf. Ich beginne nie mit Code, sondern mit Ihren echten Rechnungsdaten. In der Analyse sehe ich nach, welche Felder vorhanden sind, welche fehlen und wo die Datenqualität kippt. Erst danach entsteht ein Angebot mit klarem Umfang und festem Preis.

Danach entwickle ich in kurzen Runden. Jede Woche bekommen Sie einen Stand, den Sie tatsächlich ausprobieren können – keine Präsentation. Das ist unbequemer, verhindert aber, dass am Ende etwas fertig wird, das an Ihrem Alltag vorbeigeht.

Zum Abschluss erhalten Sie den vollständigen Quellcode, die technische Dokumentation und eine Einweisung. Die Lösung gehört Ihnen. Sie können jederzeit selbst weiterentwickeln oder jemand anderen beauftragen, und genau so soll es sein.

Was Sie für den Start mitbringen sollten

Erstaunlich wenig. Um einzuschätzen, ob Sie E-Rechnungs-Software entwickeln lassen sollten, brauche ich drei Dinge:

• ein paar echte Rechnungen, gern anonymisiert
• Zugang zu dem System, in dem die Rechnungsdaten heute entstehen
• die Information, an wen Sie fakturieren – Behörden, Inland, Ausland

Damit lässt sich im Erstgespräch meist schon klären, ob Sie wirklich E-Rechnungs-Software entwickeln lassen sollten. Manchmal reicht nämlich eine Umwandlung Ihrer bestehenden Rechnungen, und Sie sind für einen Bruchteil der Kosten am Ziel. Falls Ihr ERP das Herzstück bleibt, ist außerdem die Anbindung an Ihr ERP einen Blick wert.

Was eine eigene Lösung kostet – und was sie spart

Preise nenne ich erst nach der Analyse, weil vorher jede Zahl geraten wäre. Die Größenordnung lässt sich trotzdem einordnen.

Ein klar umrissenes Modul, das ausschließlich XRechnungen aus vorhandenen Daten erzeugt, ist meist in zwei bis vier Wochen produktiv. Eine vollständige Anwendung mit Versand, Empfang und Ablage bewegt sich eher bei acht bis zwölf Wochen. Diese Spanne klingt weit, hängt aber fast immer an derselben Frage: Wie sauber sind Ihre Stammdaten?

Dem gegenüber stehen laufende Kosten, die häufig übersehen werden. Lizenzen pro Beleg summieren sich, sobald das Volumen wächst. Wer E-Rechnungs-Software entwickeln lässt, zahlt einmal für den Bau und danach nur noch für die Pflege der Formatstände. Ab einer gewissen Menge kippt die Rechnung deutlich zugunsten der Eigenentwicklung.

Wartung nach dem Projekt

Die XRechnung wird zweimal jährlich aktualisiert. Neue Regeln kommen hinzu, alte fallen weg, gelegentlich ändern sich Codelisten. Wer das ignoriert, versendet irgendwann Dateien, die der Empfänger zurückweist.

Deshalb trenne ich von Anfang an die Formatlogik von Ihrer Fachlogik. Ein neuer Stand wird eingespielt, ohne dass die Anwendung umgebaut werden muss. Auf Wunsch übernehme ich diese Pflege dauerhaft und melde mich, bevor eine Frist läuft. Genauso gut können Sie das selbst machen, denn der Quellcode und die Dokumentation liegen bei Ihnen.

Häufige Missverständnisse

Drei Annahmen begegnen mir immer wieder, und alle drei stimmen nicht.

„Ein PDF reicht doch." Es reichte bis Ende 2024. Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein PDF nicht mehr als E-Rechnung, im B2B ist es übergangsweise bis Ende 2026 noch erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.

„Wir bekommen ja kaum E-Rechnungen." Die Empfangspflicht gilt trotzdem, und zwar für jedes inländische Unternehmen. Sie hängt nicht am Volumen.

„Das macht unser Steuerberater." Ihr Steuerberater bewertet die steuerliche Seite. Die technische Umsetzung im Vorsystem gehört nicht dazu, und genau dort entsteht die Datei.

Wenn Sie diese Punkte für Ihr Haus klären wollen, bevor Sie E-Rechnungs-Software entwickeln lassen: Schreiben Sie mir kurz, worum es geht. Eine erste Einschätzung kostet Sie nichts.