E-Rechnung im ERP erzeugen

E-Rechnung im ERP erzeugen statt das System zu wechseln

Sobald die E-Rechnungspflicht auf dem Tisch liegt, ist der erste Impuls vieler Anbieter, ein neues System zu verkaufen. Verständlich ist das. Für Sie ist es fast immer der teuerste Weg.

Ein ERP-Wechsel bedeutet Datenmigration, Prozessumstellung, Schulung und über Monate eine Mannschaft, die zwei Systeme parallel bedient. Am Ende steht ein System, das genau die eine Sache kann, die Ihnen heute fehlt: eine strukturierte Rechnungsdatei erzeugen.

Diese eine Sache lässt sich nachrüsten. Meist zu einem Bruchteil der Kosten.

Drei Wege, die E-Rechnung im ERP erzeugen zu lassen

Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie offen Ihr System ist. Alle drei haben ihre Berechtigung.

Erweiterung direkt im System

Bietet Ihr ERP eine Erweiterungsschnittstelle, ein Plugin-Konzept oder Skripting, baue ich die Erzeugung direkt hinein. Das ist die eleganteste Variante: Die Datei entsteht im selben Arbeitsschritt wie bisher das PDF, und der Anwender merkt nichts davon.

Schnittstelle daneben

Häufiger kommt der zweite Weg zum Zug. Ihr ERP stellt Rechnungsdaten bereit, sei es über eine API, einen geplanten Export oder eine Datenbanksicht. Ein kleiner Dienst daneben holt sie ab, erzeugt die Datei, prüft sie, versendet sie und schreibt den Status zurück.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Im ERP selbst wird nichts verändert. Ihr Wartungsvertrag bleibt unberührt, und Updates des Herstellers laufen weiter durch.

Zwischenschicht für mehrere Systeme

Entstehen Rechnungen in mehreren Systemen, lohnt eine gemeinsame Zwischenschicht. Alle Systeme liefern dorthin, die Schicht kümmert sich um Norm, Prüfung, Versand, Ablage und Protokoll. Formatänderungen pflegen Sie dann an einer Stelle statt an fünf.

Der Eingang wird regelmäßig vergessen

Über den Versand wird viel gesprochen, über den Empfang zu wenig. Dabei gilt gerade der bereits seit dem 1. Januar 2025, und zwar ohne jede Übergangsfrist.

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Eine E-Mail mit einer XML-Datei, die niemand öffnen kann, erfüllt diese Pflicht nicht. Details dazu veröffentlicht das Informationsportal des Bundes.

Zur Eingangsverarbeitung gehören fünf Schritte:

• die Datei erkennen, ob reines XML oder hybrides ZUGFeRD-PDF
• die Angaben auslesen und gegen die Norm prüfen
• den Beleg einem Lieferanten, einer Bestellung oder einem Projekt zuordnen
• eine lesbare Ansicht erzeugen, denn rohes XML prüft niemand gern
• den Beleg revisionssicher ablegen

Diesen Teil baue ich auf Wunsch gleich mit. Er wird ohnehin gebraucht und spart im Ablauf die meiste Arbeit.

Der Weg zum Empfänger

Eine Datei zu erzeugen genügt nicht, sie muss auch ankommen. Je nach Kundenkreis führen unterschiedliche Wege dorthin.

Öffentliche Auftraggeber empfangen über zentrale Portale wie die ZRE des Bundes oder die OZG-RE der Länder. Ohne Leitweg-ID geht dort nichts.

Unternehmen im Inland akzeptieren überwiegend den Versand per E-Mail mit angehängter Datei. Das ist der unkomplizierteste Fall.

International läuft vieles über das Peppol-Netzwerk, für das ein Zugang über einen Access Point nötig ist.

Ich richte die Wege ein, die Sie tatsächlich brauchen, und protokolliere jeden Versand nachvollziehbar. Damit können Sie später belegen, wann welche Rechnung wohin gegangen ist.

Was mit Ihrem Wartungsvertrag passiert

Diese Frage kommt fast immer, und sie ist berechtigt. Eine Schicht neben dem System berührt den Vertrag in aller Regel nicht, weil im ERP selbst nichts verändert wird.

Anders sieht es bei Eingriffen direkt im System aus. Dann spreche ich das vorher mit Ihnen ab und, falls nötig, auch mit Ihrem Anbieter. Überraschungen im Nachhinein nützen niemandem.

Ebenso häufig gefragt: Muss in die Datenbank geschrieben werden? Der übliche Weg ist lesend. Ich hole die Daten heraus und schreibe höchstens einen Statusvermerk zurück.

Zeitrahmen und nächster Schritt

Wer die E-Rechnung im ERP erzeugen möchte, fragt zuerst nach der Dauer. Eine belastbare Antwort hängt am Zustand der Daten.

Rechnen Sie mit vier bis acht Wochen für eine Anbindung mit Erzeugung, Versand und Statusrückmeldung. Geht es nur darum, die E-Rechnung im ERP zu erzeugen, und liegen die Daten sauber vor, geht es deutlich schneller.

Sollte sich in der Analyse zeigen, dass Ihr System zu verschlossen ist, sage ich Ihnen das. Dann ist eine eigene Anwendung der ehrlichere Weg. Für die anschließende Aufbewahrung lohnt sich ohnehin ein Blick auf die GoBD-konforme Archivierung.

Was die Analyse vorab klärt

Bevor ein Angebot entsteht, sehe ich mir Ihr System an. Drei Fragen entscheiden über den Weg.

Erstens: Komme ich an die Rechnungsdaten heran? Über eine dokumentierte Schnittstelle, einen Export, eine Datenbanksicht – oder notfalls über die erzeugten Belege.

Zweitens: Sind die Pflichtfelder der Norm überhaupt vorhanden? Häufig fehlen Leitweg-ID, codierte Zahlungsbedingungen oder ein sauberer Leistungszeitraum.

Drittens: Wie sieht Ihr Freigabeprozess aus? Manche Häuser wollen jede Rechnung vor dem Versand sehen, andere möchten alles automatisch laufen lassen.

Erst wenn diese drei Punkte geklärt sind, lässt sich seriös sagen, was es kostet, die E-Rechnung im ERP zu erzeugen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Großhändler mit rund 1.200 Rechnungen im Monat nutzte ein ERP, dessen Hersteller kein E-Rechnungs-Modul anbot. Ein Wechsel war ausgeschlossen, weil Lager und Bestellwesen daran hingen.

Wir haben eine Schnittstelle daneben gestellt, die nachts die Belege des Tages abholt. Sie erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD, prüft beides und versendet je nach Kunde per E-Mail oder Portal. Den Status schreibt sie am Morgen zurück ins ERP.

Im System selbst wurde keine Zeile verändert. Wer die E-Rechnung im ERP erzeugen lassen will, ohne Gewährleistung und Updates zu gefährden, findet hier den sichersten Weg.

Häufige Fragen aus der IT-Abteilung

Soll ich die E-Rechnung im ERP erzeugen, sitzt meist auch die IT mit am Tisch. Ihre Fragen ähneln sich, deshalb hier die Antworten vorab.

Wie greift der Dienst zu? Über ein eigenes Konto mit den geringstmöglichen Rechten. Lesen genügt fast immer, geschrieben wird höchstens ein Statusfeld.

Was passiert bei einem Ausfall? Der Dienst arbeitet in Warteschlangen. Fällt er aus, bleiben die Belege liegen und werden nachgeholt, sobald er wieder läuft. Nichts geht verloren.

Wie sehen wir, dass alles läuft? Über ein Protokoll und, wenn gewünscht, eine Statusseite. Bleibt eine Rechnung hängen, meldet sich das System von selbst.

Wo liegt der Code? Bei Ihnen, im Repository Ihrer Wahl. Sie können jederzeit hineinsehen und ihn von jemand anderem weiterpflegen lassen.