Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln

Warum so viele Unternehmen Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln müssen

Die meisten Betriebe, die mich ansprechen, starten nicht bei null. Sie betreiben ein System, das seit Jahren zuverlässig Rechnungen erzeugt – nur eben als PDF. Dazu kommt ein Archiv voller Belege, die im Zweifel nachvollziehbar bleiben müssen.

Die Frage lautet deshalb selten, womit man anfängt. Sie lautet, wie man von dem, was da ist, zu dem kommt, was verlangt wird. Genau dafür gibt es die Umwandlung.

Wichtig zu wissen: Ein PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Im B2B ist es während der Übergangsfrist bis Ende 2026 noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Danach ist damit Schluss.

Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln: vom PDF zur hybriden ZUGFeRD-Datei

Der eleganteste Weg führt über ZUGFeRD. Ihr PDF bleibt dabei exakt so, wie es ist. Es bekommt lediglich eine XML-Datei eingebettet, die dieselben Angaben maschinenlesbar enthält.

Optisch ändert sich für Sie also nichts. Für den Empfänger ändert sich dagegen einiges, denn seine Buchhaltungssoftware verarbeitet die Rechnung automatisch, statt dass jemand Zahlen abtippt.

Damit das gelingt, muss aus dem PDF zuverlässig hervorgehen, welche Zahl der Nettobetrag ist, welche der Steuerbetrag und welche die Rechnungsnummer. Bei digital erzeugten PDFs klappt das gut, weil Text und Position exakt vorliegen. Ich schreibe dafür Regeln, die auf Ihr Layout zugeschnitten sind, und prüfe das Ergebnis anschließend rechnerisch. Stimmt die Summe der Positionen nicht mit dem ausgewiesenen Gesamtbetrag überein, fällt das sofort auf.

Von Altformaten zur XRechnung

Der zweite große Fall betrifft Daten, die zwar strukturiert vorliegen, aber in einem Format aus einer anderen Zeit. Dazu zählen CSV-Exporte, Dateien mit festen Satzlängen, hausgemachte XML-Strukturen und Datenbanktabellen.

Technisch ist dieser Weg einfacher. Fachlich wird er anspruchsvoller, weil die Norm Angaben verlangt, die in gewachsenen Beständen häufig fehlen. Immer wieder stolpere ich über dieselben vier:

• die Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
• eindeutig codierte Zahlungsbedingungen statt Freitext
• Steuerkategorien in normkonformer Schreibweise
• der Leistungszeitraum, der oft nur im Fließtext steht

Meist lassen sich diese Lücken aus vorhandenen Daten ableiten. Wo das nicht geht, sage ich es Ihnen. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenen Werten wäre schlimmer als gar keine.

Ohne Prüfung ist die Umwandlung wertlos

Wer Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln lässt, will am Ende Sicherheit, keine Dateien auf Verdacht.

Deshalb durchläuft jede erzeugte Datei die offiziellen Regeln, bevor sie irgendwohin geht. Das Ergebnis ist ein Protokoll, das Sie auch ohne technisches Vorwissen lesen können.

Darin steht, welche Belege sauber durchgelaufen sind, welche mit Hinweis und welche gar nicht. Zu jedem Fehler nenne ich das betroffene Feld und die Ursache – nicht den rohen Regelcode aus dem Validator.

Bei einer Massenkonvertierung wird dieses Protokoll zu Ihrem wichtigsten Werkzeug. Es zeigt Ihnen nämlich die Muster. Statt tausend Einzelfälle zu behandeln, bessern Sie an der Quelle nach und lassen den Lauf erneut starten.

Einmalig oder dauerhaft

Manche Kunden brauchen genau einen Durchlauf: Der Altbestand wird umgewandelt, danach übernimmt ein neues System. Andere lassen die Umwandlung dauerhaft laufen, weil sich ihr Vorsystem nicht ändern lässt oder nicht ändern soll.

Für den Dauerbetrieb baue ich die Strecke so, dass sie unbeaufsichtigt arbeitet. Sie legen Dateien ab oder Ihr System übergibt sie per Schnittstelle. Die geprüften E-Rechnungen erscheinen im Zielordner, Fehler landen in einer Liste samt Benachrichtigung.

Wollen Sie das Werkzeug lieber selbst in der Hand halten, entwickle ich Ihnen stattdessen einen eigenen Konverter. Und falls die Rechnungen ohnehin aus Ihrem ERP kommen, ist die Anbindung an Ihr ERP häufig der direktere Weg. Welche Formate dabei infrage kommen, beschreibt das Informationsportal des Bundes zur E-Rechnung.

Wie lange das dauert und was es kostet

Die Rechenzeit ist nie das Problem. Bestände von mehreren zehntausend Belegen laufen in Stunden durch, weil die Verarbeitung parallel arbeitet.

Zeit kostet die Klärung vorab. Wie viele Layouts gibt es? Welche Sonderfälle treten auf? Gibt es Gutschriften, Fremdwährungen, abweichende Steuersätze? Sind diese Fragen beantwortet, ist der Rest Routine. Deshalb sehe ich mir Ihre Belege an, bevor ich einen Preis nenne.

Papierrechnungen und eingescannte Belege

Bis hierher ging es um Dateien, die digital entstanden sind. Papier ist der schwierigere Fall, kommt in der Praxis aber ständig vor – besonders im Eingang.

Hier braucht es zunächst eine Texterkennung. Deren Trefferquote hängt stark von der Scanqualität ab und liegt nie bei hundert Prozent. Deshalb prüfe ich bei solchen Beständen grundsätzlich stichprobenartig nach und baue eine Freigabestufe ein, bevor etwas als fertig gilt.

Ehrlich gesagt: Wer Papierrechnungen in E-Rechnungen umwandeln will, sollte vorher rechnen. Manchmal ist es günstiger, den Bestand als Archiv zu belassen und nur den laufenden Betrieb umzustellen. Diese Empfehlung spreche ich aus, wenn die Zahlen dafür sprechen.

Wo Ihre Daten dabei liegen

Rechnungsdaten sind sensibel. Sie enthalten Kundenbeziehungen, Preise und Konditionen – also genau das, was niemand gern weitergibt.

Deshalb läuft die Umwandlung auf Ihrer Infrastruktur, wenn Sie das wünschen. Das kann ein Server im Haus sein, Ihre bestehende Cloud oder ein einzelner Rechner. Gegenüber Datenschutzbeauftragten und Prüfern ist diese Antwort meist die einfachere, und technisch macht es kaum einen Unterschied.

Was Sie am Ende in der Hand halten

Nach einem Projekt bekommen Sie mehr als nur Dateien:

• die umgewandelten E-Rechnungen im gewünschten Format
• ein Prüfprotokoll je Beleg, lesbar auch für die Fachabteilung
• eine Auswertung der aufgetretenen Muster, damit Sie an der Quelle nachbessern können
• bei Dauerbetrieb die eingerichtete Strecke samt Dokumentation

Wer regelmäßig Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln muss, sollte über den nächsten Schritt nachdenken. Häufig lohnt es sich, die Ursache zu beheben, statt dauerhaft nachzubearbeiten. Ob das bei Ihnen so ist, klären wir in zwanzig Minuten.

Ein typischer Ablauf aus der Praxis

Ein Handwerksbetrieb mit rund 400 Rechnungen im Monat schrieb seine Belege aus einer Branchensoftware heraus, die ausschließlich PDFs kannte. Ein Systemwechsel stand nicht zur Debatte, weil die Auftragsverwaltung daran hing.

Wir haben zuerst dreißig Belege durchgespielt und dabei vier Layouts gefunden, die sich über die Jahre eingeschlichen hatten. Anschließend standen die Regeln, und der Bestand lief in einem Durchgang durch. Zwölf Belege fielen heraus, allesamt Gutschriften mit abweichendem Aufbau – die kamen in eine zweite Runde.

Heute läuft die Strecke automatisch: Die Branchensoftware legt das PDF ab, wenige Sekunden später liegt die geprüfte ZUGFeRD-Datei daneben. Wer Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln will, ohne sein System anzufassen, findet hier den kürzesten Weg.